Un método factible si quieres proteger tu alquiler vacacional de huéspedes que puedan ser conflictivos es desactivar la opción de reservas instantáneas que ofrecen algunas de las plataformas de alquiler turístico.
Aún así, esto significa que los propietarios del inmueble en algún momento deberán de cancelar una reserva de alquiler vacacional. Es por eso que es importante saber cómo actuar y qué decir para facilitar la situación y evitar al máximo tener malas reseñas.
¿Cuáles son los motivos más comunes para rechazar una reserva?
Los propietarios de alquileres vacacionales pueden tener varias razones legítimas para rechazar una reserva. Es importante tener en cuenta que, en muchas jurisdicciones, los propietarios deben evitar la discriminación ilegal y no pueden rechazar una reserva basándose en características protegidas por ley, como raza, género, religión, discapacidad, orientación sexual, etc. Sin embargo, aquí hay algunas razones comunes y legítimas por las cuales un propietario podría rechazar una reserva en tu alquiler vacacional:
- Disponibilidad: Si la propiedad ya está reservada para las fechas solicitadas, el propietario tiene todo el derecho de rechazar la reserva.
- Número de huéspedes: Si el número de huéspedes solicitado excede la capacidad máxima de la propiedad o va en contra de las políticas establecidas por el propietario, la reserva podría ser rechazada.
- Edad mínima: Algunos propietarios pueden tener una política de edad mínima para los huéspedes. Esto es común en alquileres dirigidos a adultos y no a grupos de jóvenes.
- Falta de información o verificación: Si el huésped no proporciona información suficiente o no pasa por un proceso de verificación requerido, el propietario podría rechazar la reserva.
- Historial de mal comportamiento: Si un huésped tiene un historial previo de comportamiento inapropiado, daños a propiedades o violación de las reglas, el propietario podría rechazar su reserva.
- Políticas específicas de la propiedad: Si el propietario tiene políticas específicas que los huéspedes deben cumplir (por ejemplo, no se permiten mascotas, no fumar, etc.) y el huésped no está dispuesto a aceptarlas, la reserva podría ser rechazada.
- No cumplir con requisitos financieros: Si el huésped no puede cumplir con los requisitos de pago o no proporciona la información de pago necesaria, el propietario podría rechazar la reserva.
- Falta de comunicación: Si el huésped no responde a las comunicaciones del propietario o no proporciona la información requerida a tiempo, la reserva podría ser rechazada.
- Incumplimiento de las políticas de la plataforma: Si la reserva se realiza a través de una plataforma de alquiler, el propietario podría rechazarla si el huésped no cumple con las políticas de la plataforma o tiene una mala calificación.
Es importante que los propietarios sean transparentes y justos en sus políticas de reserva y rechazo, y que eviten cualquier discriminación ilegal. Las razones para rechazar una reserva deben estar claramente establecidas en las políticas de la propiedad y ser aplicadas de manera coherente y justa para todos los huéspedes.
¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de rechazar una reserva?
Rechazar una reserva de alquiler vacacional es una acción que debe realizarse con cuidado y siguiendo las regulaciones y políticas establecidas para evitar problemas legales y conflictos con los huéspedes. Es una lista muy amplia y no es siempre culpa del inquilino. Aquí hay algunos errores comunes que los propietarios deben evitar al rechazar una solicitud de reserva:
- Discriminación ilegal: Rechazar una reserva basándose en características protegidas por ley, como raza, género, religión, discapacidad, orientación sexual, etc., es un error grave y puede ser considerado discriminación ilegal. Los propietarios deben asegurarse de que sus decisiones de rechazo estén basadas en criterios legítimos y no discriminatorios.
- Falta de claridad en las políticas: Si las razones del rechazo no están claramente definidas en las políticas de la propiedad y en las condiciones de reserva, los huéspedes podrían sentirse confundidos y molestos. Es importante tener políticas de reserva y rechazo claras y comunicarlas de manera transparente.
- No proporcionar una explicación adecuada: Aunque no estás obligado a dar una explicación detallada de por qué se rechazó una reserva, proporcionar una breve explicación puede ayudar a los huéspedes a entender la situación y reducir posibles malentendidos. No proporcionar ninguna razón o proporcionar una explicación vaga puede generar insatisfacción.
- Decisión impulsiva o emocional: Tomar una decisión de rechazo impulsiva o emocional en lugar de basarla en criterios objetivos puede ser perjudicial. Los propietarios deben evaluar cuidadosamente cada situación y asegurarse de que el rechazo esté respaldado por políticas claras y razones objetivas.
¿Qué aconsejan hacer los profesionales del alquiler vacacional?
Ante una cancelación de reserva en el alquiler vacacional, los profesionales del sector suelen seguir una serie de pasos y estrategias para manejar la situación de manera efectiva y minimizar los impactos negativos. Aquí tienes algunos de los consejos para rechazar un alquiler vacacional:
- Comunicación proactiva: Tan pronto como se tenga conocimiento de la cancelación, es importante comunicarse de inmediato con el huésped. Proporciona una explicación clara y concisa sobre las políticas de cancelación, los reembolsos y cualquier otra información relevante.
- Ofrecer soluciones alternativas: Si es posible, ofrece alternativas al huésped, como cambiar las fechas de la reserva o proponer una propiedad similar en caso de que la cancelación se deba a problemas con la propiedad original o si la razón es válida como por ejemplo por emergencias médicas o desastres naturales.
- Revisar las políticas de cancelación: Asegúrate de seguir las políticas de cancelación establecidas en el contrato o plataforma de alquiler. Si existen opciones de reembolso parcial, asegúrate de informar al huésped sobre los detalles.
- Reanudar la disponibilidad: Si la cancelación ocurre con suficiente antelación, reanuda la disponibilidad de la propiedad en las fechas canceladas para tener la oportunidad de atraer a nuevos huéspedes.
- Reembolso rápido y claro: Si corresponde un reembolso según las políticas de cancelación, asegúrate de procesarlo de manera rápida y eficiente. Proporciona confirmación por escrito al huésped.
- Actualizar el calendario de disponibilidad: Asegúrate de mantener actualizado el calendario de disponibilidad para evitar futuras reservas conflictivas.
- Análisis de patrones de cancelación: Lleva un registro de las cancelaciones y analiza los patrones para identificar posibles mejoras en las políticas de cancelación o en la forma en que se comercializa la propiedad.
- Comunicación con la plataforma (si corresponde): Si la reserva se realizó a través de una plataforma de alquiler, asegúrate de seguir los procedimientos y pautas de la plataforma para manejar las cancelaciones.
Recuerda que la forma en que manejes las cancelaciones puede influir en la percepción de tu negocio y en las reseñas de los huéspedes. La transparencia, la empatía y la profesionalidad son clave para gestionar esta situación de manera exitosa.
