Para empezar este post vamos a daros una breve explicación de qué es el registro de viajeros. Cualquier propietario que tenga una vivienda con fines turísticos tiene que realizar obligatoriamente dicho registro en la Policía Nacional o similar. El problema está en que muchos anfitriones no conocen este registro, y, en consecuencia, no saben que tienen que tramitarlo ellos, es por eso, que este post te informará exactamente de cómo registrar tu alojamiento.
El registro de viajeros es un proceso obligatorio que todos los establecimientos de alojamiento en España deben realizar en cada check-in y check-out que haga un huésped. El objetivo de este trámite es que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (Policía Nacional) puedan tener acceso a todas aquellas personas que se alojen en los apartamentos turísticos de España. De esta forma se asegura “la seguridad ciudadana”.
Para empezar este proceso se necesita principalmente el parte de entrada de viajeros. Es un formulario de huéspedes, mayores de 14 años, que se debe completar y enviar al cuerpo de seguridad cuando se realice un check-in con los huéspedes. Es necesario guardar por orden dicho parte de viajeros durante mínimo 3 años adjunto en el libro/registro de viajeros (100-500 hojas). Existen aplicaciones para hacerlo de forma digital o, si lo prefieres, puedes hacerlo manualmente.
¿Qué debe rellenarse en el parte de viajeros?
1. Datos de la estancia:
- Número de referencia del contrato
- Fecha del contrato
- Firma de las partes
- Fecha y hora de entrada
- Fecha y hora de salida
- Medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)
- Identificación del medio de pago (número de tarjeta, IBAN, etc.)
- Titular del medio de pago
- Fecha de caducidad (sólo tarjetas)
- Fecha del pago
2. Datos de los huéspedes:
- Nombre
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Sexo
- Número de documento de identidad
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Lugar de residencia habitual
- Dirección completa
- Localidad
- País
- Teléfono fijo
- Teléfono móvil
- Correo electrónico
- Número de viajeros
- Relación de parentesco entre los viajeros (sólo si hay algún menor de edad)
¿Dónde debo hacer el registro de viajeros?
Como bien hemos dicho antes, el lugar donde hacer el registro de viajeros es en la Policía, excepto si tu alojamiento se encuentra más cerca de un cuartel de la Guardia Civil, como es el caso de las zonas de campo, que se deberá de realizar el registro con la Benemérita. Por otro lado, si la vivienda turística que quieres registrar está en Cataluña o el País Vasco, deberás ir a los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza.
¿Cómo darse de alta en Hospederías de la Policía?
Podrás darte de alta de forma sencilla a través del portal habilitado por las autoridades de la Policía Nacional con el nombre de Hospederías de la Policía, E-HOTEL o WebPol. Para cambiar las credenciales tendrás que pedir cita en la comisaría más cercana donde tengas el alojamiento turístico, con los siguientes datos:
- Documento de identidad o carta de autorización del responsable
- Declaración de Inicio de Actividades Responsables (DRIA) (el que se presenta para dar de alta un alquiler vacacional).
- Documentos que acrediten la propiedad o derecho de uso de la vivienda.
¿Qué pasa si no registras a tus huéspedes?
Es muy importante que sigas correctamente las instrucciones para poder realizar el registro de tus huéspedes, ya que, la sanción puede ser de 100 a 600 euros si es leve, y de 601 a 30.000 euros si es más grave. Además, se puede llegar a considerar tu alojamiento como ilegal, y, en consecuencia, la Agencia Tributaria puede abrir una apertura de diligencias contra ti.
¿Es posible automatizar el registro de viajeros?
Sí es posible automatizar el registro de viajeros, para ello, necesitas aplicaciones como chekin o Check-in scan que te ayudarán en el proceso de registro de los huéspedes cuando vayas a entregarlo a la Policía.
Desde estas aplicaciones puedes escanear todos los documentos, recoger la firma de los huéspedes y enviarlo automáticamente a la policía a través del dispositivo móvil, o cualquier otro dispositivo digital, en un tiempo récord de 30 segundos. Esta ayuda podrá ayudar a quitarte el ajetreo de documentos, y de esta manera, ahorrarás tiempo y tendrás menos preocupaciones.
Básicamente, si no quieres arriesgarte a tener una multa, nuestra recomendación es que lleves al día todo el registro de huéspedes que se alojen contigo, de manera ordenada, para que te sea más fácil tenerlo todo controlado. Es una tarea muy sencilla, y aún más si la automatizas con alguna de las aplicaciones que hemos dicho anteriormente.
