Las hojas de reclamación en un alquiler vacacional son algo obligado y sobre lo que no tenemos que preocuparnos. Todo comercio que está ofreciendo un servicio al público debe contar con una serie de normativas que, en el caso de que ocurra un conflicto determinado, pueda solventar el problema. Desde siempre, existen dificultades con las que el propietario de un local se puede encontrar y para volver a la normalidad, es importante tener las cosas atadas.
Las opiniones negativas pueden dañar nuestro negocio hasta el punto de dejarlo herido de muerte. Si somos buenos en el trabajo y ofrecemos justo lo que advertimos no tendríamos por qué angustiarnos pero cualquiera de nosotros puede fallar. A pesar de que pongamos todo a favor, los descuidos o la falta de organización puntual pueden jugar en contra. ¿Te gustaría saber de qué manera evitarlos?
¿Cómo podemos actuar frente a las hojas de reclamación?
Al igual que ocurre con las licencias de alquiler vacacional, para las hojas de reclamación, dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que nos encontremos, vamos a tener unas obligaciones u otras. En cualquier caso, cuando alguien ha hecho un comentario negativo sobre nosotros o simplemente no le ha gustado el servicio, debemos reaccionar de inmediato para que no afecte a nuestras relaciones en un futuro. A continuación, te dejamos con algunas recomendaciones:
Comunicación con el huésped
Cualquier asesor que esté especializado en comentarios negativos dentro del mercado, te recomendará que hables cara a cara con el cliente que no quedó satisfecho. En ocasiones, la falta de comunicación es lo que hace que nos volvamos un poco locos y pensemos que estamos haciendo las cosas mal. Cuando se habla del problema, en la mayoría de los casos, el afectado termina entendiendo la situación y la queja desaparece.
Tiempo de reacción
Ante las hojas de reclamación no debemos bajar la guardia. Reaccionar en espacio corto de tiempo para solventar el problema es la clave. Si un cliente te pide este papel debes dárselo pero también buscar la manera de complacer su enfado para que quizás, retire la demanda que ha hecho. Ser rápido y amable con la situación es la única forma de conseguir los objetivos sin morir en el intento.
Ataque personal
No debemos tomar las quejas de nuestros clientes como un ataque personal. La empatía con quien no está contento con el servicio es lo que diferencia a alguien profesional de otra persona que no lo es tanto. Si has hecho una buena campaña de marketing además, no solo estás ofreciendo un alojamiento sino toda una experiencia. Visto así, comprendemos mucho mejor que se sientan frustrados con la situación.
Satisfacción del cliente
Por complicado que parezca, agradar al cliente que te pide las hojas de reclamación debe ser una de tus prioridades. Con un enfado de gran tamaño las personas se achantan y dudan mucho sobre lo que tienen que hacer pero aquí es dónde hay que enseñar al otro que nuestro objetivo no es ganar dinero sino complacer los deseos de quien ha reservado. Por lo general, si haces las cosas de forma ordenada y rápidamente, no tendrás ningún problema.
Aprender de los errores
¡No está todo perdido! Otra forma de sacar partido de una relación negativa es aprender de los errores. Seguramente nos encontremos muy apurados pero debemos hacer lo posible por levantar cabeza. Utilizar esta situación en beneficio puede venirnos bien para saber qué hacemos mal o cuáles son las quejas generales que tienen los clientes de lo que venimos ofertando con nuestros apartamentos. ¿Acaso no es una manera de mejorar?
Estos son solo algunas de las recomendaciones que te hacemos para que las hojas de reclamación no se vuelvan en tu contra y es que, llevar toda la gestión de un negocio puede ser bastante complicado al principio. Como propietarios, debemos estar al día de cuáles son las normativas o cómo hacer mejor nuestro trabajo. Con ganas y queriendo aprender de la experiencia en general, seguro que todo va sobre ruedas.
¿Es obligatorio tener hojas de reclamación en mi apartamento turístico?
Cualquier negocio que esté prestando un servicio al exterior, necesita de las hojas de reclamación para que el cliente pueda valerse de ellas si así lo precisa. Los apartamentos turísticos, en este sentido, tampoco se quedan atrás y es que aunque nuestra intención sea el descanso del huésped hay cosas que pueden fallar. Factores externos como los vecinos, obras puntuales de las que no se informó o el temporal son motivo de queja.
Esta documentación, como cuando vamos a un restaurante y nos han puesto de cenar algo que no era lo que pedimos, resulta fundamental si queremos actuar con rapidez ante una situación que se nos escapa de las manos. Dicho esto, lo mejor es que nos informemos de qué es lo que necesitamos para colocarlas en nuestro alojamiento y desde aquí, que cualquiera que reserve tenga acceso a las mismas.
HOMEnFUN, una empresa que lleva años dedicada a los alquileres turísticos, tiene todos los detalles bajo control. Con las casas que los clientes ponen para ocupar, nos encargamos del papeleo completo así como cualquier cosa que haga falta para que la estancia del huésped sea lo más cómoda y agradable posible. Esto, agregado a que tú como dueño, no tendrás que preocuparte por nada, es como un regalo.
Las hojas de reclamación no son ninguna broma y si eres tú el que está en un establecimiento donde el trato no es el esperado, seguramente también querrás tener la oportunidad de comunicarlo. Si te pones en el lugar de ese que ha ido a disfrutar de unos días libres pero se ha encontrado con que no puede descansar, tal vez te sea más sencillo de entender rápidamente. Los apartamentos, ya que se han diseñado como espacio más íntimo y que simula nuestro hogar, conviene que guarden una serie de facilidades para que, en el caso de que algo salga mal, podamos actuar con tiempo y bajo lo que manda la legislación ¿Entiendes por qué son tan útiles?
