Sabemos que una prioridad importante, tanto para los propietarios como para los gestores que alquilan vacacionalmente, es que el número de reservas y la tasa de ocupación aumente para obtener más ingresos. Pero ahora bien, ¿Cómo gestionar las cancelaciones del alquiler vacacional? Es habitual tener alguna cancelación, y tenemos que tener en cuenta esa reducción de la rentabilidad del alquiler en cuestión, pero si las cancelaciones aumentan con frecuencia llegará a afectar seriamente a tu negocio. Si tu alojamiento recibe varias cancelaciones seguidas, debes de preguntarte ¿Qué puede ser lo que esté provocando la cancelación del alquiler vacacional en tu alojamiento? ¿Existe alguna forma de anticiparse a una cancelación en la reserva del huésped y poder evitarlo en el futuro? Sigue leyendo para saber algunos consejos para reducir la cancelación del alquiler de tu vivienda turística.
Lo que más te recomendamos si no tienes el tiempo suficiente para dedicarle horas a gestionar tu alojamiento, es que utilices un channel manager de alquiler vacacional, lo que te va a permitir sincronizar tus calendarios en las plataformas automáticamente. Otra opción es contratar a una empresa de gestión de apartamentos turísticos como Homenfun para despreocuparte absolutamente de todo.
Igualmente, si lo que quieres es hacerlo de forma manual, a continuación te damos unos breves consejos para evitar las cancelaciones de tu alquiler vacacional:
- Primero de todo deja clara tu política de cancelación donde se indique si hay fecha límite para cancelar las reservas junto con un contrato de alquiler vacacional donde aparezca la firma de los huéspedes en caso de que no aparezcan el día de la llegada al inmueble. A su vez, si la tarifa de cancelación conlleva un coste adicional procura comunicarlo lo mejor posible, para ayudarte, lo que se suele hacer es que la tarifa de cancelación sea un porcentaje sobre la parte reembolsable de la reserva. Esto te va a permitir tener margen para encontrar a otro huésped si la reserva se cancela con promociones de último momento.
- Otra opción que puedes implementar para reducir tus cancelaciones es pedir un adelante no reembolsable una vez se haya realizado la reserva.
- Ofrecer una promoción para reservas confirmadas llamará la atención a tus futuros huéspedes y será un incentivo para que reserven en tu alojamiento.
- Asegúrate de cómo están tus huéspedes contactando con ellos antes del día de llegada. Es beneficioso para ambos, ya que, por tu parte, les transmitirás cercanía y ellos te podrán asegurar su reserva. Además, en este punto también puedes darles los pasos que deberán de seguir para realizar el check-in.
- Responde a todas las dudas que tengan los huéspedes lo antes posible para inspirar confianza en ellos. Es la primera impresión que recibirán de ti y será crucial para seguir adelante con la reserva. Si eres un buen anfitrión los huéspedes no dudarán en dejar una reseña positiva y ganarás reservas futuras. Puedes monitorizar respuestas para agilizar el proceso.
- Siempre será de ayuda contactar con el huésped que te cancela la reserva para poder saber el por qué se ha cancelado. De esta forma sabrás si has fallado en algo y podrás justificarte y mejorar para que no vuelva a suceder.
- Es muy importante que analices cómo es tu alojamiento y donde está situado para saber si el público objetivo al que te diriges es el correcto. Fíjate en las características y atracciones turísticas que tienes alrededor.
¿Por qué es malo cancelar una reserva a un huésped?
Hay varias opciones por las que un anfitrión puede llegar a cancelar una reserva a un huésped, como por ejemplo, que le interese más darle esa reserva a otro huésped que se aloje más días o simplemente porque no le da buena espina. Este hecho casi siempre es negativo para la reputación de la vivienda en el canal en que se esté anunciando. Si tienes cancelaciones frecuentes y sin motivos que lo justifiquen, dañará la imagen de tu negocio porque de puertas para afuera tener cancelaciones de reserva no inspira confianza. Los huéspedes que vean el bajo movimiento de tu apartamento evitarán alojarse en él, y en consecuencia, perderás más ingresos.
Cuando nos disponemos a planear las vacaciones, lo primero en lo que nos fijamos es en las buenas valoraciones y pocas incidencias del alojamiento, por lo tanto, tenemos que cuidar la imagen que damos. Y no solo para los huéspedes, también afectará a la reacción en los distintos canales donde tengas publicado el anuncio. Por ejemplo, Airbnb y Booking penalizan las cancelaciones de reservas y empeoran el posicionamiento del alojamiento en la búsqueda. Esto puede implicar que los huéspedes no puedan encontrarte en la plataforma. Si se sigue repitiendo con frecuencia las cancelaciones sin justificar incluso puedes tener penalizaciones económicas.
Por eso es tan importante que evites que hayan cancelaciones en las reservas de tu alojamiento, por un lado tu imagen empeorará, y, por el otro, podrías sufrir una sanción económica. Por lo tanto, antes de cancelar una reserva a un huésped, asegúrate de que sea por emergencia o por algún motivo de fuerza mayor que pueda justificarse.
¿Cómo evitar o reducir la necesidad de cancelar?
Como sabemos que cancelar una reserva puede traer consecuencias como las que hemos descrito anteriormente, vamos a dejarte también unos consejos para poder evitarlo:
- Prioriza tener el calendario actualizado para evitar que por error se hagan dos reservas para el mismo día. Existen softwares especializados para sincronizar automáticamente tus reservas con un channel manager.
- Deja claras las normas de tu alquiler vacacional. En nuestro blog puedes encontrar un post sobre este tema.
- Aunque parezca un poco absurdo es muy común que los huéspedes no hayan entendido las reglas de estancia mínima, por lo que, asegúrate de remarcar bien las condiciones de estancia mínima para que sea visible y no de pie a confusión.
- Se claro y transparente con tu alojamiento. Haz que el huésped sepa exactamente todo lo que se va a encontrar antes de que reserve.
¿Cómo llevar a cabo la cancelación de una reserva?
Si aún así tienes que cancelar alguna reserva por problemas de fuerza mayor, te adelantamos que probablemente te pase en algún momento, tienes que tener en cuenta las siguientes indicaciones que te damos:
- No esperes y haz la cancelación cuanto antes.
- Justifica tu cancelación con un motivo real.
- Para compensarlo puedes ofrecer algún descuento que puedan utilizar en otras fechas.
Esperamos haberte ayudado a saber cómo actuar frente a las cancelaciones de reservas en tu alquiler vacacional para que tu negocio tenga el máximo éxito posible.
